Vista de una pista de tenis desde la grada en un torneo
Tutoriales

Consejos útiles para la organización de eventos deportivos

La organización de eventos deportivos puede ser todo un reto, dado que son muchos los detalles a considerar. Sin embargo, será posible organizar eventos exitosos con las herramientas y el conocimiento adecuado.

A continuación te presentamos una serie de consejos que serán de mucha utilidad al momento de poner en marcha tu evento.

Tips para organizar eventos deportivos

Planifica con anticipación

Un evento deportivo es una actividad que implica listar muchos detalles. Se trata de un proceso complejo que debe planificarse con tiempo.

Prepara un plan concreto, asigna plazos para cada tarea y efectúalas respetando dichos plazos.

Sé específico con el presupuesto

Es importante saber con exactitud cuánto costará la realización del evento.

Deben considerarse los pagos a las personas de la organización, los importes relacionados con alquileres, los gastos por permisos y trámites, el coste de la promoción, entre otros aspectos.

Consigue patrocinadores

Los patrocinadores pueden apoyar con dinero o con elementos específicos, como material publicitario, hidratación y sonido, entre otros.

Además, el evento puede obtener prestigio si se le asocia con ciertos patrocinadores; esto puede motivar a la gente a participar.

Aclara la logística

Las tareas que deben realizarse antes, durante y después del evento deben estar debidamente especificadas, registradas y deben ser conocidas por todo el equipo.

Los involucrados deben estar al tanto de la logística a seguir en cada momento para poder poner en marcha el evento de manera fluida.

Contrata al personal adecuado

El triunfo en la realización del evento dependerá en gran medida del personal organizativo y operativo.

Los jueces deben tener buenas credenciales, el personal de protocolo debe ser cordial y proactivo, y los encargados de recibir a la prensa deben estar informados de todos los detalles relativos al evento.

Crea reglamentos

Los reglamentos que rijan las actividades deportivas deben estar absolutamente claros.

Es recomendable preparar los reglamentos con suficiente antelación y, una vez revisados y confirmados, deben hacerse públicos.

Haz que la inscripción sea accesible

Si la plataforma de inscripción es sencilla y accesible, habrá mayor interés en participar en el evento. Si el proceso es lento y engorroso, es posible que los deportistas tengan poca motivación.

Escoge premios llamativos

La idea es que la recompensa final sea motivadora para los deportistas. Por ello es fundamental escoger los premios en función del perfil de los participantes.

Invierte en promoción

La promoción es una variable clave para la organización del evento y para darlo a conocer antes de que se celebre. También es fundamental para no dejar que, una vez se haya concluido, no pase desapercibido y caiga en el olvido.

El uso efectivo de las redes sociales es una opción de amplio alcance y bajo coste, que permitirá difundir el evento deportivo a gran escala.

No improvises

Debes estar preparado para resolver situaciones inesperadas, pero lo ideal es prepararse para la mayor cantidad posible de escenarios. Así estarás listo cuando cualquiera se presente e improvisarás lo menos posible.

Es fundamental tener un plan de contingencia claro y definido, es decir, ser consciente de que si algo no funciona como habíamos imaginado, necesitamos reaccionar y tener bien claro un plan B.

Es recomendable tener planes de respaldo, especialmente para aquellos elementos principales, como el personal de seguridad, los encargados del sonido, los jueces e incluso los deportistas.

Ten rápido acceso a proveedores

Es posible que debas contactar con urgencia a algunos proveedores de emergencia.

Se recomienda tener a mano los contactos de diferentes proveedores, de forma que sea fácil y rápido comunicarse con ellos. Lo ideal es tener varios para anticiparse a imprevistos.

Usa listas de chequeo

Las checklist son muy útiles en la organización de eventos deportivos, porque ayudan a ver de manera muy concreta qué tareas deben realizarse, cuáles se han realizado efectivamente y cuáles están pendientes.

Muy importante es realizar un seguimiento en varios ámbitos. Por ejemplo, es importante saber cómo fue valorado el evento por los participantes.

También es fundamental hacer seguimiento a los patrocinadores, para verificar si están satisfechos con los resultados obtenidos y alimentar la relación laboral.

Crea un comité de honor y justicia

En todo evento deportivo es importante la presencia de un comité que vele porque las actividades se realicen bajo el marco ético y de buen comportamiento esperado.

Un comité asegurará el correcto desarrollo de tu evento, para que siga una línea concreta en su modelo.

Da importancia a la entrega de premios

No se trata de producir una ceremonia cara, pero sí es importante que sea llamativa, con la intención de que los deportistas se sientan orgullosos tras haber logrado el triunfo.

Además la entrega de premios suele ser uno de los momentos más esperados de todo el evento, ya que el ambiente se vuelve más distendido y cercano.

Pide ayuda

Si no tienes experiencia en la organización de eventos deportivos, pide ayuda a especialistas. Confiar en alguien que sabe cómo moverse en este tipo de situaciones, tiene los contactos que tus eventos necesitan y puede asegurarte una buena afluencia de público, y que se convierta en un éxito.

Obtendrás mejores resultados y aprenderás mucho más si te apoyas en las personas más experimentadas.

Al final, los eventos deportivos, además de que permiten incentivar y fomentar el deporte, representan un esparcimiento saludable y pueden (y deben) generar beneficios económicos a sus organizadores.

 

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