Imagen desde la grada durante un torneo de tenis
Tutoriales

Los 10 pasos a seguir para organizar torneos exitosos

Un torneo es uno de esos momentos donde pones a prueba todo lo que has practicado y aprendido, por lo que se convierte en algo muy importante para el crecimiento y el desarrollo de tu juego.

Sea cual sea el público al cual va dirigido, un torneo permite que las personas mejoren sus habilidades deportivas, pongan a prueba sus límites, se relacionen con otros jugadores que tienen habilidades similares o totalmente diferentes, y tengan esa motivación necesaria para continuar con sus entrenamientos.

Si alguna vez has organizado un torneo, ya sabrás de lo que vamos a hablar a continuación, pero si nunca lo has hecho, déjanos adelantarte que planificar este tipo de eventos puede llegar a ser muy complejo, debido a los muchos factores que hay que tener en cuenta.

Sin embargo, a pesar de que los torneos sean diferentes unos de otros, sí que existen ciertas similitudes entre todos ellos. En esas semejanzas está la clave de una buena organización. Conocer este procedimiento y aplicarlo adecuadamente, te permitirá llevar a cabo una planificación eficiente y podrás obtener los resultados esperados.

 

Cómo organizar un torneo en 10 pasos

Definir la disciplina deportiva

Hay que tener en cuenta que cada deporte tiene sus características concretas, reglas, número de jugadores por equipo, etc. Además, en función de lo popular que sea ese deporte, será más o menos fácil encontrar el número de jugadores necesario para organizar un torneo.

Por otro lado, algo que suele funcionar muy bien a nivel de clubes, es organizar una gymkhana multideporte entre los socios, donde no sea tan importante la habilidad en un deporte, sino la versatilidad para adaptarse a varios.

Determinar el perfil del participante

Se debe tratar de especificar el tipo de jugadores que se espera que participe en el torneo: ¿Atletas profesionales? ¿Deportistas amateur? En función del público objetivo, tendrá que adaptarse de diferentes maneras.

Cuanto más clara tengamos la imagen del público objetivo, más posibilidades habrá de que se inscriba el público ideal y, por tanto, habrá mayores probabilidades de organizar un torneo exitoso.

Elegir el mejor recinto

Es importante buscar que las instalaciones se adapten al deporte escogido y al tipo de jugador; no es lo mismo organizar un torneo de pádel para parejas que están empezando, que para jugadores federados (los primeros pueden jugar en pistas con muro de cemento, pero los federados jugarán siempre en cristal).

Esto parece algo sencillo y obvio de comprender, pero en ocasiones no se tienen en cuenta las características de los jugadores y del sitio, por lo que las condiciones terminan siendo desfavorables y se genera un clima de insatisfacción.

Fijar plazos

Cuando no tienes experiencia en cómo organizar un torneo, puedes tener muchos problemas en fechas y plazos. Para ello, calendariza todos los pasos a dar previos al torneo y durante el torneo, para llevar un seguimiento.

Será muy importante, sobre todo, cuando unas tareas dependan de otras, y sea necesario llevar un control y seguimiento de este tipo.

Nombrar responsables

De nada sirve saber cómo organizar un torneo si no cuentas con un equipo de trabajo que se responsabilice de cada área de la planificación, y que tenga toda tu confianza.

Cada responsable de área, será quien vele por el cumplimiento de las tareas, por lo que debe contar con unos conocimientos, experiencia y capacidad de liderazgo suficientes como para desempeñar este papel.

Es recomendable que haya tantos responsables como áreas de intervención, para evitar que todo el peso recaiga sobre unos pocos y así garantizar un mejor rendimiento en la organización del torneo.

Presupuestar hasta el más mínimo detalle

Estos presupuestos deben ser lo más específico posible y deben recoger todas los gatos a realizar antes, durantes y tras el torneo.

Los encargados de crear los presupuestos pueden ser los responsables de cada área o una comisión global. Lo ideal es tener varios presupuestos para, de este modo, poder escoger entre varias calidades y opciones y , además, tener proveedores de emergencia en caso de imprevistos.

Gestionar permisos y seguros

No solicitar los permisos correspondientes o hacerlo de forma incorrecta o tardía, puede derivar en la no realización del torneo.

Generalmente, deben solicitarse permisos muchas de las actividades que se suelen realizar: permisos federativos, permisos de utilización de espacio público, licencias del ayuntamiento…

Además, es importante contratar seguros para casos de emergencia: médicos, de emergencias, de impagos o cancelaciones, etc.

Escoger a los árbitros

Los árbitros se encargarán de que las reglas del juego se cumplan durante todos los partidos del torneo. Por tanto, deben tener, como mínimo, la misma calidad que los jugadores que participan en el torneo.

Sería impensable que un árbitro amateur juzgase un partido de profesionales, cuando no está capacitado ni tiene la experiencia en partidos o torneos previos.

 

Diseñar estrategias de comunicación dirigidas al público objetivo

La promoción durante semanas y meses previos permite que se difunda la realización del torneo. La premisa está muy clara: si no se comunica, no existe. Se apuntarán os socios del club y sus conocidos gracias al boca a boca, pero nunca llegará a unos niveles de participación elevados y escalables si no utilizamos vehículos de difusión con un alcance potente.

Utilizar el medio de comunicación adecuado, será fundamental en este punto. Hay que centrarse en llegar a nuestro público objetivo de una manera muy local y directa, sin que el mensaje se pierda entre la inmensidad de impactos publicitarios que recibimos a diario.

Cuidar del jugador

Por último, es importante registrar todo lo relacionado con los jugadores que participarán en el torneo: lo peor que puede pasar cuando organizas un torneo es no cuidar del participante, pues ha hecho el esfuerzo de acudir, ha pagado la cuota de inscripción y está depositando su confianza. No devolverle ese valor añadido, o simplemente situarte por debajo de su umbral de expectativas, significa la pérdida de ese jugador para futuras ediciones del torneo.

 

Desde Syltek somos expertos en la gestión deportiva de clubes, por lo que sabemos que el arte de saber cómo organizar un torneo requiere tiempo y experiencia. No obstante, es fundamental para dar a conocer tu club y darle un valor añadido a tus socios.

Si quieres profundizar en esta u otras estrategias para mejorar la reputación de tu club y ofrecer una imagen positiva consulta nuestro artículo para saber cómo gestionar un club deportivo.

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